AgES - Gestionnaire pédagogique de formation - 2025

L’Institut en quelques mots :

L’institut Agrosciences, Environnement et Santé (AgES) d’Avignon Université propose des formations en licence générale et professionnelle, master et doctorat et développe des recherches à travers 7 laboratoires de recherche. L’Institut est composé de 6 Centres d’enseignement et de recherche (CER), une EUR « Implantéus » et dispose d’une plateforme métabolomique favorisant la collaboration et la transversalité entre les domaines de la formation et les activités de recherche. L’Institut AgES se répartit sur 2 sites : Campus Jean-Henri Fabre (3 bâtiments) et le Campus Hannah Arendt (pôle sportif). L’administration se décline en 3 pôles identifiés : Affaires générales, Gestion et CER, Etudes et scolarité. Chiffres clés : 1620 étudiant.e.s, 46 personnels BIATSS, 124 Enseignant.e.s/Enseignant.e.s-chercheur.euse.s.

Vos missions :

§  Missions du poste :

Placé.e sous l'autorité hiérarchique directe de la Responsable du Pôle Gestion des Etudes, en soutien administratif Recherche et Formation, vous assurez la gestion intégrée de la formation. A ce titre vous apportez accompagnement, conseil et orientation aux étudiant.e.s, équipes pédagogiques, services centraux et interlocuteur.rice .s externes à l’établissement.

§  Activités principales :

v  Assurer l’accueil par tout biais (physique, téléphone, courriel) des étudiant.e.s, du personnel enseignant et des interlocuteurs externes à l’établissement, rechercher des éléments de réponse et/ou orienter les demandes et sollicitations aux personnes concernées

 v  Diffuser les informations relatives aux formations

§  Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations

§  Réaliser et assurer la diffusion des divers documents relatifs aux formations

 v  Gérer et suivre les candidatures et les inscriptions administratives/pédagogiques des étudiant.e.s

§  Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

§  Réaliser le suivi administratif des étudiant.e.s : relevés de notes, consultation de copies, conventions de stage, préparer les jurys, etc

§  Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

 v  Assurer l’appui logistique à l’organisation de la formation 

§   Contrôler et suivre les emplois du temps en collaboration avec les équipes pédagogiques

§   Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité

 v  Assurer le suivi des étudiant.e.s en situation de handicap en lien avec le Relais Handicap

§  Assurer l’accueil des étudiant.e.s en situation de handicap

§  Suivre les arrêtés liés aux aménagements accordés par l’établissement

§  Spécificités liées au poste :

 §  Diversité des interlocuteurs et, nécessité d’une coordination du fait d’actions partagées. Coordination du jour de télétravail ou de la demi-journée hebdomadaire accordés avec son/sa collègue de bureau pour assurer l’accueil des apprenants.

Environnement de travail :

Ø Lien hiérarchique : Responsable du pôle « Gestion des Etudes »

Ø Liens fonctionnels :

Intra-établissement : ingénieur.e.s et responsables pédagogiques, enseignant.e.s, enseignant.e.s-chercheur.euse.s, agence comptable et direction des études et de la scolarité

o    Externes : intervenants extérieurs, entreprises, OPCO, financeurs, CFA EPURE

Profil recherché :

o    Connaissances :

 • Modes de fonctionnement des administrations publiques

• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention

• Environnement et réseaux professionnels

• Techniques d'élaboration de documents

• Techniques de communication

• Dispositifs de formation initiale et continue (connaissance approfondie)

o    Compétences comportementales :

• Sens de l'organisation • Réactivité • Capacité de travail en équipe • Autonomie • Sens relationnel • Rigueur / Fiabilité

o    Compétences opérationnelles :

• Accueillir, orienter et renseigner des étudiant.e.s

• Appliquer les dispositions réglementaires : procédures et règles spécifiques à la scolarité

• Accompagner et assister l’équipe pédagogique

• Utiliser les techniques de rédaction administratives (maîtrise)

• Maîtrise de la conception et analyse de documents

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

•  Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

• Travailler en équipe